MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE FINANCIERO

Es un documento que sirve de guía para los funcionarios y empleados de la empresa, proporcionando información acerca de la ejecución de operaciones contables para la realización de una actividad o tarea especifica, es flexible y se adapta a la estructura de la empresa "Illescas & Pillajo (2013)", ademas permite conocer los procedimientos contables financieros encaminados a desarrollar eficientemente la actividad de cualquier tipo de empresa u organización Medina (2012).

En la revista Afige (2011) , el contenido de un manual de procedimiento contable esta dado de la siguiente manera:

Organización contable: Definir las jerarquías internas permite reducir costes innecesarios y mejorar en eficiencia. La asignación de responsabilidades.

Definición  de funciones y responsabilidades: Permite mejorar la eficiencia al localizar personas o funciones con carga de trabajo insuficiente, o con una carga de responsabilidades y funciones muy elevadas que puedan aumentar el riesgo de errores.

Sistemas de información: Conocer los sistemas de información disponible, hacer un inventario de los programa,as informáticos o registros manuales de los que dispone cada área de la empresa.

Criterios de registro: Se deben detallar los criterios básicos de contabilizan de las diferentes operaciones de la entidad.

Vías de revisión: La función de supervisor debe llevarse a cabo por personal operativo y jerarquicamente independiente, se entiende como el hecho que la misma persona que contabiliza no sea la misma corrige errores, sino que debe ser el superior jerárquico el que lo haga

Documentación de síntesis: La finalidad del manual de procedimientos contables es que las cuentas anuales reflejan la imagen fiel de la empresa en cumplimiento del plan general contable.

Dentro del manual de procedimiento contable financiero se encuentran los siguientes tipos según el estudio de Sanchez (2009):

Manual de Ventas: Es un documento donde quedan plasmadas lineas de actuación que sigue la organización en todos los ámbitos que pueden afectar a la labor del vendedor, proporcionándole una guía sobre la que desarrollar su trabajo habitual (Fajardo O., 2012).

Manual de compras: es uno de los manuales mas importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente,siendo uno delos elementos de la estructura orgánica dela misa. Es una guía oficial para la organización y funcionamiento dela rea de compras, definiendo las operaciones de la misma (Sanchez N,2013).

Manual de cuentas por cobrar: El modulo de Cuentas por cobrar se utiliza para el registro y control de las operaciones correspondientes al cobro de los productos y/o servicios (Intelisis,2014).

Manual de inventarios: proporciona  la Unidad, políticas, procedimientos y criterios de acción haciendo mas eficientes los procesos de registro y responsabilidades , manteniendo el registro y documentación oportuna suficiente de los movimientos que se realicen en cada proceso (FIAP, 2014)

Manual Nomina: Describe detalladamente como procesar una nomina por área o Institución, indica las diferentes informaciones resultantes del proceso de nomina y como llevar a cabo procesos relacionados a este (SASP,2014)

Manual efectivo: Se describen aspectos relacionados con la formación, registros y control de los hechos económico- financieros, la asignación de autoridad y responsabilidad, así como las acciones de supervicion y comprobación internas a nivel de cada Entidad (Peñarreta & Vasquez, 2010)

Manual de propiedad, planta y equipos: Documenta la tecnología que se usa dentro de una rea, departamento, dirección, gerencia u organización, Contiene políticas de acuerdo al área, departamento, dirección , gerencia u organización y procedimientos para administrar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido. (Manzano S,2014).

Mas Informacion ⇒https://repositorio.pucese.edu.ec/bitstream/123456789/1034/1/GUASHPA%20ACOSTA%20ESTEFAN%C3%8DA%20TAMARA.pdf

REGISTRO CONTABLE DEL IVA

ASPECTO LEGAL

En muchos países se han promulgado leyes que obligan al comerciante a cobrar al consumidor un impuesto sobre las ventas que realice. El vendedor actúa como recaudador de impuestos, ya que este paga el importe del impuesto cobrando a clientes.

En México, este impuesto esta reglamentado en la ley del Impuesto al valor Agregado, publicada por decreto del congreso de los Estados Unidos Mexicanos en el año de 1978.

Sujetos del impuesto (articulo 1):

Están obligados al pago del impuesto al valor agregado establecido en esta Ley, las personas físicas y las morales que, en territorio nacional, realicen las actividades siguientes:

Enajenen bienes.

Presten servicios independientes

Otorguen el uso  goce temporal

Importen bienes o servicios

El impuesto se calculara aplicando a los valores que señala esta Ley la tasas de 16%.

Esta tasa entro vigor a finales del año 2009, anteriormente la tasa general del IVA era de 15% sin embargo, aquellas operaciones realizadas en el 2009, cubrirán la tasas anterior, sin sobrepasar los primeros 10 días del 2010.

E impuesto al valor agregado en ningún caso se considerara que forma parte de los valores de una operación comercial.

El contribuyente trasladara de forma expresa y por separado , a las personas que adquieran los bienes. Se entenderá por traslado del impuesto el cobro o cargo que el contribuyente debe hacer a dichas personas de un monto equivalente al impuesto establecido en esta Ley.

El contribuyente pagara en las oficinas autorizadas la diferencia entre el impuesto a su cargo y el que le hubieran trasladado o el que el hubiese pagado en la importación de bienes o servicios.

De acuerdo con lo que menciona el articulo primero de la ley del IVA, el comerciante se ve en la necesidad de hacer el registro claro sobre el IVA cobrad a los clientes y el impuesto que el mismo paga al adquirir la mercancía o pagar bienes, esto con la finalidad de hacer el calculo correspondiente a su diferencia y así pagar o acreditar ante las oficinas correspondientes el impacto de este impuesto.

Atendiendo a la obligatoriedad que la ley marca, es necesario estudiar con detenimiento como es que debe hacerse el registro contable de este impuesto.

Mas información a este enlace 👉👀http://www.aliat.org.mx/BibliotecasDigitales/economico_administrativo/Proceso_contable.pdf

CONTROL INTERNO

La base sobre la cual descansa la con fiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determina si existe una seguridad razonable de que la operación en los estados financieros son confiables o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno, representa un aspecto negativo dentro de la estructura d un sistema contable.😆😇

El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesaria para asegurar de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

En una identidad esta orientado a prevenir o destetar errores e irregularidades, la diferencia es intencionalmente del hecho, el termino errores se refiere a errores u omisiones, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales.

Debe brindar una confianza razonable d que los estados financieros han sido elaborados bajo esquema de control que disminuyen la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros.

TIPOS DE CONTROL

• Control de Existencia

Una de las preocupaciones de toda la gerencia, debe ser que la entidad registre solo aquellas operacional que existen y que tengan efecto sobre ella. Los controles de existencia son aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean validas. Una entidad no puede registrar en los libros operaciones realizados o que no sean reales.

• Control de Exactitud

Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser cuanto confiable en termino monetarios . Por lo general , ese valor monetario se desprende de los documentos que soportan los registros contables. Cuando se esta registrando una factura debe asentarse en la mayor general, el  monto que refleja tal documento en caso en que los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse el caso de que un activo recibido tenga un al especificado en la factura.

• Control de Autorización

Están orientados a permitir operaciones que son validas desde el punto de vista interno. Un control de autorización le da validez a la existencia de una transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la operación. Un control de autorización puede ser hecho en forma manual o computarizada.

• Control de Custodia

En la definición dad del control interna, se definió como un objetivo de este, el salvaguardar los activos de importancia y que fueran susceptibles de disposición autorizada.

Los controles de custodias sirven para segura d que los activos y movibles están resguardados del riesgo de robo y perdida.

REGISTROS

El registro de las operaciones  o transacciones que genera  una empresa requiere que los datos sean recolectados clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las herramientas principales es la cuenta.

IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS 

Todo ente económico necesita controlar las transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo. 

Los registros son la memoria permanente de toda empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancías nos quiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla ls movimientos que tuvo para un periodo determinado, el saldo final de la misma. La contabilidad y su registro muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo.

Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor de la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:

• Permiten efectuar un seguidamente preciso a grupo de operaciones o alguna operación especifica.
• Son la base para la elaboración de los estados financieros
• Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa

TIPOS DE CUENTAS

Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivos y l patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clarificarlas en tres tipos :

• Cuentas reales
• Cuentas nominales
• Cuentas de orden

CUENTAS REALES

Son aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan directamente a un balance general.

Ejemplo: las cuentas por cobrar, los activos fijos, cuentas por pagar, el capital social y los rubros superavit.

CUENTAS NOMINALES

Son aquellas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumento o disminuciones  a este y durante un ejercicio económico.

CUENTAS DE ORDEN

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero que de una u otra forma, las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo  las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio.

SISTEMA DE COSTOS

Los sistemas de costos son el marco utilizado por las empresas con el objetivo de estimar el costo de sus productos para poder calcular el análisis de rentabilidad, la valoración de inventarios y el control de costos.

Estimar el costo exacto de los productos es critico para las operaciones rentables. Una empresa debe saber que productos son rentables y cuales no, y esto solo se puede determinar se se ha calculado el costo correcto del producto.

Un sistema de costos típico funciona mediante el seguimiento de las materias primas a medida que pasan por las diferentes etapas de producción y lentamente se van convirtiendo en productos terminados en tiempo real.

Dado que la mayoría de los productos pasan por muchas etapas antes que puedan llamarse productos terminados, al cierre de un periodo existen a menudo varias cuentas diferentes de trabajo en proceso.

Para mas información visiten el siguiente link 👀👇https://www.youtube.com/watch?v=obkVmeQ-n8g

PROCEDIMIENTO NO CONTABLE

Los procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.

Tenemos por ejemplo :

• Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente
• Procedimientos para contratación de empleados
• Procedimientos para cambios de horario laborable
• Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

PROCEDIMIENTO CONTABLE

Son secuencias o pasos que debe seguir una empresa, para el registro de las operaciones de la misma:

 Fases del Proceso Contable:

1. Asiento de Apertura.- Dar de alta a las cuentas de activos, pasivos netos, que representan el patrimonio contable de la empresa.

2. Contabilización de las Operaciones.- Es el registro de todos los hechos contables del periodo

3. Regularización.- Contabiliza los ajustes necesarios para representar la imagen fiel de la empresa.

4. Calculo de Resultado

5. Asiento de Cierre.- Consiste en dar de baja a las cuentas de activos, pasivos y netos que representan el patrimonio contable al final del periodo de la empresa.

6. Elaboración de las cuentas anuales.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

La necesidad de toda empresa, es tener detallado todas sus operaciones, para ello lo ve reflejado mediante todo un proceso de documentos. Ahí se puede especificar desde un principio a fin; las prioridades que tiene una empresa. Estos afectan a los estados financieros.

En cambio los procedimientos no contables, no afectan los estados financieros, por ende no afectan los registros contables.